IT Blog

Quick Tips

Hoe werken softwarekoppelingen?

Een bedrijf krijgt snel te maken met meerdere softwarepakketten. Één voor de boekhouding, één voor tijdregistratie, één klantrelatiebeheersysteem, enzovoort. Voor je het weet voer je in al deze systemen dezelfde gegevens in! Bovendien hebben we het niet eens over de informatie op de website of webwinkel. Voorraadbeheer, orderbeheer of klantinformatie, als deze allemaal in één pakket kunnen worden verpakt, hoe fijn zou dat zijn? Het goede nieuws: er is een oplossing. Via softwarekoppelingen kun je meerdere applicaties met elkaar laten communiceren. Check nexacom.nl/it-services/software voor meer informatie.

Wat is een softwarekoppeling?

Een softwarekoppeling kan twee afzonderlijke softwareprogramma’s verbinden. Deze programma’s spreken elk hun eigen taal en de link fungeert als tolk zodat de programma’s elkaar begrijpen en informatie kunnen uitwisselen. Softwarekoppelingen kunnen in verschillende situaties als uitkomst bieden. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Door verkoop- en managementafdelingen met elkaar te laten communiceren, worden handmatige handelingen verminderd.
  • Het koppelen van de webwinkel aan het voorraadbeheersysteem of CRM-systeem.
  • Urenregistratiesysteem voor gegevensuitwisseling met salarisadministratie.

Het voordeel van softwarekoppelingen

Softwarekoppelingen besparen je heel wat tijd. In plaats van te werken in afzonderlijke systemen, hoe je informatie niet handmatig over te nemen. Ga je een stap verder? Dan zorg je dat de informatie uit verschillende systemen via diverse koppelingen bij elkaar komt in één systeem vanuit waar je deze kunt beheren. Daardoor vermindert ook het risico op fouten: als je gegevens (drie)dubbel moet invoeren, is er meer kans op typfouten of andere vergissingen. Bovendien is je systeem altijd up-to-date als de verschillende databronnen aan elkaar gekoppeld zijn. Al met al levert zo’n koppeling dus heel wat gebruiksgemak op. Andere redenen om te kiezen voor softwarekoppelingen:

Softwarekoppelingen kunnen u veel tijd besparen. In plaats van in een apart systeem te werken, hoef je informatie niet handmatig over te dragen. Wil je een stap verder gaan? Dan kan je er ook voor zorgen dat informatie uit verschillende systemen via verschillende koppelingen wordt samengebracht in één systeem van waaruit deze kan worden beheerd. Dit verkleint ook de kans op fouten: als je gegevens twee keer (of vaker) moet invoeren, is de kans op typefouten of andere fouten groter. Bovendien is uw systeem altijd up-to-date wanneer verschillende databronnen aan elkaar worden gekoppeld. Al met al zorgen dergelijke links voor veel gebruiksgemak. Andere redenen om softwarekoppelingen te kiezen

  • In termen van uw personeelskosten is dit een relatief snelle en goedkope oplossing. Bestaande koppelingen kun je meestal kopen voor tientallen tot honderden euro’s per maand. U kunt natuurlijk software op maat maken, of u kunt het maken met alle benodigde ingebouwde functies. Het kost meer tijd om maatwerksoftware te ontwikkelen en, logischerwijs, meer geld. 
  • Het is een duurzame oplossing. Waarom zou u de goed functionerende persoonlijke programma’s die tijd en geld hebben geïnvesteerd opgeven en ze tegelijkertijd aan elkaar koppelen om een ​​nieuw systeem te creëren dat past bij uw huidige behoeften?

Hoe koppel je software?

Om een ​​softwarekoppeling te maken, kunt u het beste een API of Application Programming Interface gebruiken. Kortom, zo’n interface is ingebouwde software waarmee een ander softwarepakket gegevens kan ophalen of verzenden.

Veel softwareprogramma’s hebben een API. Als je te maken hebt met twee aparte softwarepakketten met API’s, kun je meestal snel linken. Dit gebeurt via de tussenlaag: een klein programma dat bepaalt welke methoden en data de API’s moeten uitwisselen.

Grote softwaresystemen bieden meestal (WordPress) plug-ins of softwarepakketten om koppelingen te implementeren. MailChimp is daar een voorbeeld van. Bij het gebruik van plug-ins is het niet nodig om een ​​tussenlaag te creëren. Daarom hoeft u er eigenlijk niet meer naar om te kijken. Plug-ins bevatten echter veel vastgestelde waarden, waardoor u de functionaliteit van het programma meestal niet meer kunt figureren.

Met behulp van een softwarepakket is de middelste laag geïmplementeerd, maar de werking van de applicatie is niet vastgesteld. Deze oplossing bespaart u in ieder geval tijd en biedt toch veel mogelijkheden qua functionaliteit. Heeft u niet het budget om zelf de API’s te koppelen? Dan kunt u op elk moment andere tools gebruiken. Platforms als Zapier bieden bijvoorbeeld honderden bekende applicaties en programma’s die u rechtstreeks aan uw systeem kunt koppelen. De basisversie biedt deze nooddienst gratis aan. Wil je gebruik maken van een breder scala aan mogelijkheden, dan ben je onderworpen aan het (betaalde) abonnement. Uiteraard is deze gebruiksklare oplossing niet geschikt voor maatwerk toepassingen. 

Softwarekoppeling zónder API

Het is ook mogelijk dat er geen API beschikbaar is en er geen ontwikkeling is gepland. In dat geval kunt u echter ook een softwarekoppeling tot stand brengen. Door het ontbreken van API’s zijn softwareproducenten meestal bereid om noodzakelijke gegevens in bestanden op de server te verstrekken. Met de juiste informatie (documentatie over structuur, parameters en authenticatie) kun je toch zelf de nodige koppelingen ontwikkelen om applicaties met elkaar te laten communiceren.

Indien geen medewerking wordt verkregen van de softwareleverancier, dient de informatie via een omweg uit het softwarepakket te worden gehaald. Dit is professioneel werk waarbij een hoop afhankelijkheid van de inrichting van de software ontstaat. U kunt bijvoorbeeld informatie uit de HTML-code van een website halen of een programma op uw computer een reeks vaste bewerkingen laten uitvoeren.

Koppeling ‘on premise’ of in de ‘cloud’?

Je kunt er als ontwikkelaar voor kiezen om de koppeling ‘on premise’ of in de cloud te implementeren. Het voordeel van cloudoplossingen is dat het systeem altijd en overal direct kan worden geüpdatet. Voor sommige doeleinden kan dit erg belangrijk zijn, zoals voorraadkoppelingen, apps voor noodmeldingen, verkeersgegevens of andere actuele gegevens. Heeft de update een lagere prioriteit en draait een van de te koppelen systemen op de computer? Dan is ‘on premise’ een mogelijkheid. Wanneer u geen internetverbinding heeft, worden de gegevens tijdelijk opgeslagen. Zodra de verbinding weer beschikbaar is, wordt het systeem bijgewerkt. Omdat cloudoplossingen ook uitstekende mogelijkheden hebben om gegevens tijdelijk op fysieke apparaten op te slaan, wordt de ‘on premise’ methode nu zelden gebruikt.

Meerdere systemen koppelen

Met één API kunt u data van meerdere systemen met elkaar laten communiceren. Naast de vrij simpele link van A naar B kun je nog meer combinaties maken. Denk bijvoorbeeld aan een online winkel die automatisch de voorraad aanpast wanneer een klant een artikel afrekent en het verkoopbeheer bijwerkt.

Het koppelen van meerdere systemen via één API is ingewikkelder. Om ervoor te zorgen dat alles goed is aangesloten, heb je een tussenstation nodig waar alle data van verschillende systemen worden uitgewisseld. Hier moeten de verschillende namen, die in deze systemen aan dezelfde gegevens worden toegewezen, worden gestandaardiseerd. Dit betekent dat ze allemaal dezelfde noemer hebben, waardoor de informatie uitwisselbaar is. Ervaren softwareontwikkelaars kunnen dergelijke A-B-C-koppelingen implementeren.