IT Blog

Quick Tips

Standaardapplicatie VS Maatwerkapplicatie

Uw organisatie groeit of heeft automatisering nodig om de volgende stap te zetten. Soms heb je specifieke functies nodig. U heeft bijvoorbeeld mogelijk andere software nodig om de verkoop te organiseren of interne processen te vereenvoudigen. Voor dergelijke functies zijn er veel standaard webapplicaties op de markt. In de meeste gevallen is er echter geen standaard webapplicatie die aan uw specifieke wensen voldoet. In dit geval is het noodzakelijk om te kijken naar een maatwerkapplicatie.

Het verschil tussen standaard en maatwerkapplicaties 

Dit artikel gaat vooral over een standaard- en de maatwerkapplicatie. Waar de standaard applicatie u standaardfuncties biedt, biedt de maatwerkapplicatie u een applicatie volledig naar uw wensen. Dit verschil bepaalt de uiteindelijke kosten. Bezit u, in vergelijking met het bouwen van een huis, een luxe villa met zwembad ontworpen door een bekende architect of een standaard appartement? Afhankelijk van de complexiteit van uw wensen en behoeften, kan een van de twee u de uitkomst bieden.

Voor minder complexe verwachtingen kom je uit bij standaard webapplicaties. Standaard webapplicaties hebben ingebouwde standaardfuncties die niet specifiek voor een onderneming is ontwikkeld, maar meer voor een bredere spectrum en dus meerdere klanten. Hierbij kunt u denken aan kant-en-klare boekhoudsystemen, kalenderplanners of projectmanagementsystemen. Standaard webapplicaties worden aangeschaft via een licentie, die doorgaans de toegankelijkheid tot verschillende functies zelf bepaalt. Na aanschaf kunt u soms standaardapplicaties configureren en deze koppelen aan uw website of andere systemen.

In tegenstelling tot standaard webapplicaties worden maatwerkapplicaties volledig gebouwd op de eisen en wensen van een bedrijf. Maatwerk brengt complexe eisen met zich mee waar nog geen standaardoplossing voor bestaat. Als de standaardsoftware van een bepaalde branche bijvoorbeeld niet voldoet aan de eisen, maar het gaat om de ontwikkeling van iets innovatiefs dan is een maatwerkoplossing de juiste uitkomst voor u.

De voor- en nadelen van standaard en maatwerkapplicaties

Bij sommige bedrijven ligt een standaard oplossing beter voor de hand en voor een ander bedrijf ligt een maatwerkoplossing veel beter. Beide oplossingen hebben voor- en nadelen die je te weeg moet brengen mocht je de uiteindelijke keuze maken. Hieronder staan de lichtpunten en de donkere schaduwen van de oplossingen op een rij.

De voor- en nadelen van standaard en maatwerkapplicaties

Voordelen Standaardapplicatie

  • Minder zware investering op het moment
  • Omvat de meeste standaardfuncties
  • Directe oplossing (geen ontwikkeltijd)
  • Goed getest (eerdere gebruikers)

Nadelen Standaardapplicatie

  • Gekoppeld aan periodieke kosten
  • Minder tot geen aansluiting met eigen werkprocessen
  • Weinig vrijheid
  • Bestaande applicaties hebben te veel of juist te weinig functies
  • Als klant ben je vaak een nummer

Voordelen Maatwerkapplicatie

  • vrijwel elke functie is mogelijk
  • Veel vrijheid in je eigen maatwerk
  • Stuk lagere periodieke kosten
  • Je bent een belangrijke klant van de ontwikkelpartner
  • Het eindresultaat is meer in lijn met het bedrijf en de workflow biedt het u een unieke persoonlijkheid aan
  • Aangepaste applicaties zijn erg waardevol voor zakelijke verkoop

Nadelen Maatwerkapplicatie

  • Het is een investering op het moment
  • De oplossing dient nog ontwikkeld te worden en is dus pas later beschikbaar.
  • Weinig gebruikers hebben het eerder gebruikt
  • Als klant moet je een proactieve rol innemen bij het ontwikkelproces
  • Groter risico op eindresultaat zoals ontwikkelcomplicaties en budgetoverschrijdingen
  • Onderhoudskosten om je software up-to-date te houden

Wat het ons in de praktijk geleerd heeft is dat soms de standaardfuncties beter is voor de organisatie. Dit is veelal wanneer je basis functies wilt gebruiken die in een iedere organisatie wel gebruikt kan worden zoals, een boekhoudsysteem of een planner. Mocht je als bedrijf ook complexere systemen binnenshuis hebben dan kom je vaak uit op maatwerk waar alles bij mogelijk is. Hierbij zou je alles kunnen creëren en linken wat je maar wilt.

Voorbeelden van standaard- en maatwerkoplossingen?

Voorbeeld 1 – Standaardoplossing

Fouten maken is menselijk. Soms kunnen deze fouten echter voorkomen worden met een systeem. Stel dat er gewoonlijk iedere maand 10 fouten worden gemaakt over de gehele afdeling. Elke fout kost het bedrijf €250, in de maand €2.500 en in een jaar dus €30.000. Als je alles kunt automatiseren en herstellen naar 1 maandelijkse fout, scheelt dat al €2.250 per maand en op jaarbasis €27.000. De foutgevoeligheid bij systemen ligt veel lager dan bij mensen en is daarmee in sommige projecten een doorslaggevende factor voor automatisering. 

Voorbeeld 2 – Maatwerkoplossing

Een partij in de uitzendbranche was op zoek naar de beste oplossing om al haar interne processen met elkaar te verbinden. Dit omvat planningssysteem, administratiesysteem, verloningsysteem en bijbehorend beheer. Ze vonden een oplossing in een standaard webapplicatie met meer functies dan nodig. Hiervoor betaalde ze de instapkosten van €20.000. Daarnaast is er een maandelijkse vergoeding van 1.000 euro bijgekomen, dus jaarlijks afgerond €12.000. Deze kosten vonden het bedrijf na een tijdje uit de hand lopen waardoor ze bij ons op de deur klopte. Wij als Nexacom hebben dit bedrijf een maatwerkoplossing aangeboden. Wij hebben een applicatie voor het bedrijf ontwikkeld met een totaalprijs van €40.000. Deze applicatie had precies de functies wat de onderneming nodig heeft met een fijne Users Experience van de wensen van de werknemers. De kosten van de maatwerkoplossing werd binnen anderhalf jaar terugverdiend en de applicatie is ook gelijk goed voor uitbreiding mochten ze doorgroeien.

Waarom blijft een kostenindicatie zo lastig om te maken?

De prijzen van maatwerk variëren heel erg voor elke oplossing. Wij zouden als softwarebedrijf ook het liefst gelijk aan kunnen geven wat de kosten zijn en de offerte bij wijze van direct opsturen. In de realiteit is dit echter niet zo makkelijk. Er zijn een aantal factoren die een rol spelen bij het berekenen van de prijs. Hieronder zullen er een aantal opgesomd worden:

  • Het aantal functionaliteiten
  • Complexiteit van de functionaliteiten
  • Samenwerking tussen de functionaliteiten
  • Hoeveelheid werk aan design
  • Hoeveelheid werk aan de front-end
  • Complexiteit van de algoritmes
  • Softwarekoppelingen met andere systemen
  • Omvang en diversiteit van de data

Het samenstellen van een webapplicatie kun je zien als een soort doos. Elke functie, elke koppeling, elke externe bron is een apart blok. Naarmate er meer en meer blokken worden gestapeld, moet er meer op worden gelet dat de stapel nog goed gedragen kan worden

Het lastige aan het geven van een richtprijs is dat u niet weet hoeveel van deze blokken en welke complexiteit ze hebben voordat u begint met het implementeren van de webapplicatie. De eerste ontmoeting met ons kan worden gezien als een proces waarbij we de basis zo goed mogelijk hopen te begrijpen om zo een blauwdruk van uw organisatie te maken.

Later weet de cliënt vaak wat hij wil, maar weet hij het niet op de detail na over te brengen, waardoor niet alle vragen kunnen worden beantwoord. Daarom gaan we altijd op een rustige manier met projecten om, om zo onzekerheid een stap voor te blijven. We verdelen de blokstapel in kleinere stapels om duidelijke stappen te specificeren. Dit biedt de mogelijkheid om elk onderdeel van het project geleidelijk uit te breiden en kan veel input krijgen van verschillende belanghebbenden, zodat de functie volledig voldoet aan de eisen.